ONLYOFFICE DocSpace est un nouveau moyen de collaboration sur des documents avec des équipes, des clients, des partenaires qui est basé sur le concept de salle - un espace spécialisé avec des autorisations d'accès prédéfinies.

ONLYOFFICE DocSpace offre les possibilités suivantes:

• Créer les salles de collaboration comportant des autorisations d'accès souples: lecture, révision, remplissage de formulaires, modification.
• Créer et modifier des documents, des classeurs, des présentations, des formulaires, des fichiers PDF et des livres électroniques. Afficher des fichiers multimédias.
• Inviter des utilisateurs à collaborer: travailler en mode collaboratif en temps réel, laisser des commentaires et communiquer par chat et appels vidéo depuis les éditeurs en ligne.
• Stocker et gérer les documents personnels dans l'espace dédié.
• Gérer des salles: ajouter des fichiers, inviter des participants et attribuer des niveaux d'accès, afficher des informations détaillées et des activités récentes, archiver des salles.
• Configurer les options d'intégration: connecter des services et des stockages externes. Actuellement, il est possible d'utiliser des service tiers uniquement pour créer des sauvegardes.
• Utiliser des fonctionnalités de personnalisation et de branding.
• Configurer les options de sécurité: créer des copies de sauvegarde et les restaurer, utiliser l'authentification à deux facteurs, la sécurité IP, la piste d'audit et bien plus encore.

Structure de l'espace DocSpace

Les fonctionnalités disponibles dans le menu de gauche sont:

• Mes documents (réservé uniquement aux administrateurs/utilisateurs avancés) - l'espace de stockage des documents personnels.
• Salles - l'espace de salles actives qui sont disponibles pour vous. Les administrateurs peuvent créer et gérer des salles; les utilisateurs peuvent accéder uniquement aux salles à lesquelles ils sont invités.
• Archive - l'espace de salles archivées. Les administrateurs peuvent restaurer ou supprimer définitivement des salles archivées; les utilisateurs peuvent uniquement afficher les salles à lesquelles ils sont invités.
• Comptes (réservé uniquement aux administrateurs) - l'espace de gestion des utilisateurs.
• Corbeille (réservé uniquement aux administrateurs/utilisateurs avancés) - l'espace de salles et de documents supprimés qu'on peut restaurer ou supprimer définitivement.

Depuis le menu à côté du nom d'utilisateur dans le coin inférieur gauche, les utilisateurs peuvent afficher leur profil et les Informations utiles, telles que les raccourcis clavier et les instructions du Centre d'aide. Les administrateurs peuvent également accéder aux Paramètres DocSpace à partir de ce menu.

ONLYOFFICE DocSpace permet de configurer les droits d'accès suivants.

Types d'utilisateurs et autorisations dans DocSpace

Le type d'utilisateur détermine l'autorisation d'accès aux différents sections de l'espace qui peut être octroyée à l'utilisateur. Dans ONLYOFFICE DocSpace, il y a cinq types d'utilisateurs incluant les autorisations suivantes:

1. Utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux salles à lesquelles l'administrateur les a invité. Les utilisateurs ne peuvent pas créer eux-mêmes de nouvelles salles, dossiers ou fichiers. C'est un compte gratuit, (il est possible d'ajouter un nombre illimité d'utilisateurs, aucuns frais supplémentaires ne sont exigés).
2. Utilisateurs avancés peuvent créer et modifier les fichiers dans la salle, mais ne peuvent ni créer des salles, ni gérer des utilisateur, ni configurer des paramètres. C'est un compte payant.
3. Administrateurs de salle ont les mêmes autorisations que le reste des utilisateurs, ainsi que créer et gérer les salles assignées, inviter de nouveaux utilisateurs et attribuer des niveaux d'accès avec une priorité inférieure. Tous administrateurs ont accès à la section Mes documents. C'est un compte payant (des frais sont appliqués basés sur le nombre d'administrateurs).
4. Administrateurs DocSpace ont les mêmes autorisations que les administrateurs de salle, mais aussi peuvent accéder aux paramètres DocSpace, gérer et archiver des salles. C'est un compte payant (des frais sont appliqués basés sur le nombre d'administrateurs).
5. Propriétaire a les mêmes autorisations que l'administrateur DocSpace, mais aussi peut ajouter des administrateurs. Le propriétaire et le Payeur qui a l'accès aux détails du paiement et qui est le seul à pouvoir définir des quotas et effectuer des paiements. Le propriétaire est le seul à supprimer le portail. C'est un compte payant.

Type section/utilisateur	Propriétaire	Administrateur DocSpace	Administrateur de salle	Utilisateur avancé	Utilisateur
Mes documents
Créer, télécharger, déplacer, copier, renommer, supprimer des fichiers et des dossiers
Salles
Visualiser l'ensemble des salles
Visualiser des salles personnelles
Visualiser les salles à lesquelles l'utilisateur est invité
Créer et modifier des salles
Épingler les salles en haut
Afficher les informations de la salle (participants, historique, détails)
Inviter des utilisateurs à la salle personnelle, attribuer et modifier les niveaux d'accès des participants de la salle, supprimer les utilisateurs de la salle
Archiver les salles personnelles
Modifier les salles d'autres utilisateurs: inviter des utilisateurs, attribuer et modifier les niveaux d'accès des participants à la salle, supprimer les utilisateurs de la salle
Archiver les salles d'autres utilisateurs
Archiver
Visualiser l'ensemble des salles
Visualiser des salles personnelles
Visualiser les salles à lesquelles l'utilisateur est invité
Créer et modifier des salles
Épingler les salles en haut
Afficher les informations de la salle (participants, historique, détails)
Inviter des utilisateurs à la salle, attribuer et modifier des niveaux d'accès des participants
Restaurer et supprimer des salles d'autres utilisateurs
Restaurer et supprimer les salles personnelles
Corbeille
Comptes
Inviter l'administrateur DocSpace
Inviter l'administrateur de salle
Inviter l'utilisateur avancé
Inviter l'utilisateur
Promouvoir au rôle d'administrateur DocSpace
Promouvoir au rôle d'administrateur de salle
Promouvoir au rôle d'utilisateur avancé
Rétrograder le rôle d'administrateur DocSpace en administrateur de salle
Désactiver l'administrateur DocSpace
Désactiver l'administrateur de salle
Désactiver l'utilisateur avancé
Désactiver l'utilisateur
Modifier ou supprimer des utilisateurs
Paramètres administrateur de salle
Paramètres DocSpace
Supprimer DocSpace
Tous les autres paramètres

Statuts des comptes et des utilisateurs

Les statuts d'un compte DocSpace sont les suivants:

• Actif - la personne a déjà accepté l'invitation et est prête à collaborer avec d'autres participants.
• En attente - la personne a été invité mais n'a pas encore accepté cette invitation. Dans la liste, ces comptes sont identifiés par l'icône .
• Désactivé - l'administrateur a inclus cette personne dans la liste des participants désactivés. Ils ne peuvent plus se connecter à DocSpace. Dans la liste, ces comptes sont identifiés par l'icône . C'est possible de supprimer un utilisateur désactivée de l'espace DocSpace ou de le réactiver.

Les statuts d'un utilisateur DocSpace sont les suivants: Payant ou Gratuit.

• Payant - Propriétaire, Administrateur DocSpace, Administrateur de salle, Utilisateur avancé. Le nombre maximum d'utilisateurs payants qu'on peut ajouter dépend de votre abonnement.
• Gratuit - Utilisateur. Il est possible d'ajouter un nombre illimité d'utilisateurs.

Le propriétaire et les administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs à DocSpace et gérer des utilisateurs existants.

Salles sont les espaces de collaboration sur des documents. L'autorisation d'accès aux documents d'une salle dépend du niveau d'accès. Le niveau d'accès qui peut être affecté à un utilisateur dépend du type de salle. Les administrateurs peuvent inviter des utilisateurs à la salle et attribuer ou modifier les niveaux d'accès.

Types de salles

• Salle de collaboration vous permet de collaborer sur des documents avec votre équipe et de travailler en deux modes collaboratifs: Rapide et Strict.
• Salle personnalisée vous permet de configurer la salle selon vos besoins à des fins spéciales.
• Salle publique permet d'inviter des utilisateurs par par un lien externe pour afficher des documents sans proposer l'enregistrement.
• Mes documents est la salle permettant aux administrateurs et aux utilisateurs avancés de stocker des documents personnels.

Niveaux d'accès dans une salle

Un niveau d'accès est l'ensemble de permissions pour un utilisateur. Les administrateurs peuvent attribuer un niveau d'accès à un utilisateur dans une salle. Chaque salle est associé à des niveaux d'accès différents qui peuvent être affectés aux participants:

• Salle de collaboration - Administrateur de salle, Utilisateur avancé, Rédacteur, Lecteur.
• Salle publique - Administrateur de salle, Utilisateur avancé.
• Salle personnalisée - Administrateur de salle, Utilisateur avancé, Rédacteur, Remplisseur de formulaire, Réviseur, Commentateur, Lecteur.

	Salle de collaboration	Sakke publique	Salle personnalisée
Lecteur
Commentateur
Réviseur
Remplisseur de formulaire
Rédacteur
Utilisateur avancé
Administrateur de salle

Selon le niveau d'accès, les actions suivantes sont disponibles pour l'utilisateur dans une salle:

• Lecteur - Opérations avec les fichiers existants: lecture.
• Commentateur - Opérations avec les fichiers existants: lecture, commentaires.
• Réviseur - Opérations avec les fichiers existants: lecture, commentaires, révision.
• Remplisseur de formulaire - Opérations avec les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires.
• Rédacteur - Opérations avec les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires, rédaction. Afficher l'historique des versions.
• Utilisateur avancé - Opérations avec les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires, rédaction. Afficher l'historique des versions. Créer et télécharger de nouveaux fichiers/dossiers. Gérer l'historique des versions, verrouiller des fichiers pour les coauteurs. Enregistrer docxf sous oform. Copier, déplacer et supprimer les fichiers/dossiers personnels.
• Administrateur de salle - Opérations avec les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires, rédaction. Afficher l'historique des versions. Créer et télécharger de nouveaux fichiers/dossiers. Gérer l'historique des versions, verrouiller des fichiers pour les coauteurs. Enregistrer docxf sous oform. Copier, renommer, déplacer et supprimer des fichiers/dossiers personnels et d'autres utilisateurs.

	Afficher	Laisser des commentaires	Réviser	Remplir des formulaires	Modifier	Afficher l'historique des versions	Gérer des fichiers
Lecteur
Commentateur
Réviseur
Remplisseur de formulaire
Rédacteur
Utilisateur avancé
Administrateur de salle

Les administrateurs peuvent créer de nouvelles salles, ajouter des documents aux salles, inviter de nouveaux utilisateurs et gérer salles existantes. Utilisateurs avancés peuvent créer et modifier les fichiers dans la salle, mais ne peuvent ni créer des salles, ni gérer des utilisateur, ni configurer des paramètres.

Le propriétaire, les administrateurs et les utilisateurs avancés peuvent:

• utiliser la salle Mes documents,
• télécharger et créer de nouveaux fichiers et dossiers dans la salle Mes documents et dans d'autres salles.

Le propriétaire, les administrateurs et les utilisateurs peuvent également gérer des documents dans des salles:

• gérer l'historique des versions,
• verrouiller des fichiers pour les coauteurs,
• enregistrer docxf sous oform,
• copier, renommer, déplacer et supprimer les fichiers et les dossiers personnels et ceux d'autres utilisateurs (les utilisateurs avancés peuvent copier, déplacer et supprimer uniquement les fichiers et les dossiers personnels).

Pour plus de détails sur la gestion des documents dans des salles, veuillez consulter cette article.

Les utilisateurs peuvent travailler uniquement sur les fichiers disponibles dans la salle à laquelle ils sont invités.

Tous utilisateurs, quelle que soit le niveau d'accès dans la salle, peuvent:

• afficher le contenu des documents,
• afficher les commentaires des documents,
• copier le contenu dans le presse-papiers,
• imprimer et télécharger des documents.

Les droits étendus dépendent du niveau d'accès dans la salle.

Toutes opérations de modification sont effectuées en utilisant les éditeurs en ligne ONLYOFFICE:

• Éditeur de documents
• Éditeur de classeurs
• Éditeur de présentations
• Éditeur PDF

Les paramètres DocSpace sont divisés en plusieurs sections: les paramètres de l'administrateur de salle et les paramètres DocSpace.

Paramètres administrateur de salle vous permettent aux administrateurs/utilisateurs avancées de contrôler le travail sur des documents dans des salles.

Le propriétaire et les administrateurs DocSpace peuvent accéder à tous paramètres de l'administrateur de salle et aux paramètres DocSpace.